Udostępnianie danych osobowych przez ośrodki pomocy społecznej
Udostępnianie danych osobowych a zapisy RODO. Przetwarzanie danych w podmiotach publicznych. Opinie UODO. Zarządzanie danymi osobowymi a zapisy RODO
Czy ośrodek pomocy społecznej (OPS) może udostępnić posiadane dane osobowe?
To częste pytanie, z jakim przedstawiciele tych jednostek zwracają się do UODO, wymieniając przy tym nazwy konkretnych instytucji, które o przekazanie takich danych wnioskują. Reprezentanci OPS wskazują, że ze względu na ustanowioną w art. 100 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej i wiążącą ich tajemnicę zawodową, mają wątpliwości, czy takie udostępnienie jest uprawnione.
Należy pamiętać, że każdy wniosek o udostępnienie danych wymaga indywidualnej analizy. Rozpatrujący go administrator, który podejmuje ostateczną decyzję w tej sprawie, musi wziąć przy tym pod uwagę:
- obowiązujące przepisy prawa,
- rodzaj danych osobowych,
- cel
- uzasadnienie potrzeby posiadania danych przez podmiot, który występuje o ich udostępnienie, w tym wskazanie przez niego podstawy prawnej żądania.
Udostępnienie danych osobowych na wniosek podmiotu publicznego
Podkreślić należy, że w przypadku, gdy o udostępnienie danych osobowych występuje podmiot publiczny, powinien w pierwszej kolejności wyraźnie wskazać podstawę prawną takiego żądania w postaci przepisów sektorowych. Podmioty publiczne są bowiem zobowiązane działać wyłącznie na podstawie i w granicach prawa, co zostało unormowane w art. 7 Konstytucji RP. W opinii UODO, występowanie z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych wyłącznie na podstawie przepisów RODO nie znajduje uzasadnienia prawnego, ponieważ podstawą kompetencji i zadań realizowanych przez organy publiczne nie są unormowania RODO, lecz przepisy krajowe stanowiące o kompetencjach tych organów i sposobie ich realizacji. Zatem takie podmioty w pierwszej kolejności powinny wskazywać przepisy szczególne, na podstawie których działają, a następnie w ich świetle przesłanki z RODO. Przedstawiciele OPS słusznie powołują się na art. 100 ustawy o pomocy społecznej. Wynika bowiem z niego niedopuszczalność ujawniania informacji z postępowań administracyjnych prowadzonych przez ośrodki pomocy społecznej na rzecz wszelkich podmiotów, w tym innych organów administracji publicznej – o ile nie ma wyraźnej podstawy ustawowej. Dlatego w ocenie UODO, podmioty publiczne wnioskujące o udostępnienie danych osobowych nie mogą powoływać się jedynie na niezbędność przetwarzania danych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (tj. przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. e RODO), bez jednoczesnego wskazania krajowych, sektorowych przepisów rangi ustawy, stanowiących podstawę realizacji ich zadań i określających cel przetwarzania.
Udostępnienie danych na żądanie sądu
Natomiast gdy udzielenia informacji żąda od OPS sąd prowadzący postępowanie cywilne, pod uwagę należy wziąć art. 248 §1 Kodeksu postępowania cywilnego, który stanowi, że każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Zatem w tym przypadku zastosowanie znajdzie przesłanka z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którą przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Źródło: Newsletter UODO dla Inspektorów Ochrony Danych, nr 6/2019 (6), wrzesień 2019 r.