Co warto wiedzieć o wersji RODOprotektor IOD?

• Dla kogo przeznaczona jest wersja RODOprotektor IOD?

RODOprotektor IOD w szczególności jest przeznaczony dla Inspektorów Ochrony Danych Osobowych, równocześnie pełniących obowiązki inspektora w wielu podmiotach.

• Czy aplikacja RODOprotektor IOD jest instalowana w infrastrukturze Klienta?

Tak, obecnie wszystkie wersje aplikacji instalowane są w infrastrukturze Klienta (on premise).

Jak uzyskać wersję RODOprotektor IOD?

Każda zainstalowana instancja aplikacji może zostać rozszerzona do wersji RODOprotektor IOD poprzez aktualizację klucza. Aktualizacja klucza odbywa się automatycznie i zdalnie (w zasadzie nie jest wymagane podjęcie działania przez użytkownika). W praktyce czas aktywacji wersji RODOprotektor IOD to maksymalnie 60 minut.

Czym jest profil w aplikacji RODOprotektor IOD?

Profil to wydzielony komplet danych związanych z prowadzeniem rejestrów wymaganych Rozporządzeniem, fizycznie odseparowanych i możliwych do przeniesienia oraz uruchomienia jako wydzielona instancja aplikacji RODOprotektor.

• Ile profili może być jednocześnie dostępnych w wersji RODOprotektor IOD?

W aplikacji RODOprotektor może być aktywowana dowolna liczba jednocześnie działających profili. Całkowita liczba profili jest ograniczona głównie kluczem subskrypcyjnym (licencyjnym).

Dowolna ilość profili

Fizyczna separacja profili

Dowolna liczba administratorów

Zaawansowane nadawanie uprawnień

Łatwość obsługi

Masowe kopiowanie danych pomiędzy profilami

Uzupełniające kopiowanie danych

Automatyczne budowanie relacji w profilu docelowym

Możliwość okresowego wyłączenia profilu

Szybka i automatyczna aktualizacja do wersji IOD

Zachęcamy do obejrzenia filmu prezentującego, jak zarządzać danymi wielu firm,
korzystając z funkcjonalności programu RODOprotektor IOD:

RODOprotektor - wersja IOD - instrukcja obsługi

Jak działa program RODOprotektor IOD?

Program RODOprotektor umożliwia obsługę niezależnych podmiotów gospodarczych za pomocą jednego środowiska aplikacyjnego (aplikacji RODOprotektor) oraz dowolnej ilości odseparowanych kompletów danych (tzw. profili).

Tworzenie profilu

Aby utworzyć nowy profil należy w menu „Ustawienia” -> „Profile” zdefiniować nowy profil.

RODOprotektor IOD Profile - Program dla Inspektorów Ochrony Danych

Tworzenie administratorów w profilach

W celu uzyskania możliwości zarządzania danym profilem, a także wykonywania operacji w ramach profilu, należy najpierw utworzyć użytkowników w profilu. Tworzenie administratorów w profilu odbywa się poprzez kopiowanie administratorów z dowolnego profilu jako profilu źródłowego lub poprzez ręczne utworzenie administratora.

Nadawanie uprawnień

W celu nadania uprawnień do profilu dla wybranych administratorów należy w opcji „Ustawienia” -> „Użytkownicy” nadać odpowiedni zakres (w szczególności – przeglądanie, modyfikacja) dla wybranych administratorów. Oczywiście, tylko administratorzy z odpowiednimi uprawnieniami będą mieli dostęp do danych.

RODOprotektor IOD Uprawnienie do profili

Zmiana bieżącego profilu

W celu zmiany aktywnego profilu należy w menu „Profil” wybrać odpowiedni profil. Ponadto aplikacja natychmiast zmieni profil na nowy, bez konieczności przelogowywania się administratora. Podsumowując, lista profili zawiera wszystkie profile, do których prawa dostępu ostatecznie posiada jedynie aktualnie zalogowany administrator.

RODOprotektor IOD - Zmiana profilu - Program dla Inspektorów Ochrony Danych

Tworzenie danych w profilu na podstawie innego profilu

W celu utworzenia danych w profilu w wyniku skopiowania danych z innego, dowolnego profilu należy wybrać profil źródłowy, dane źródłowe oraz profil docelowy. Co więcej – dane mogą być kopiowane kilkakrotnie (nie trzeba weryfikować, czy były już kopiowane wcześniej), w wyniku czego system „pilnuje”, aby nie było duplikatów danych. Postęp kopiowania jest pokazany przez system w prawym, górnym rogu.

RODOprotektor IOD - Kopiowanie danych profilu - Program dla Inspektorów Ochrony Danych

Kopiowanie wybranych danych

Dane można kopiować w dowolnym momencie pracy z systemem, tak więc można dokonać skopiowania wybranych pozycji Rejestru Czynności Przetwarzania Danych (RCP) z jednego profilu do dowolnego. Wybór danych do skopiowania z rejestru odbywa się poprzez zaznaczenie wiersza (gdy kopiujemy jeden wiersz) lub zaznaczenie wielu wierszy (gdy kopiujemy wiele wierszy). W przypadku kopiowania jednego wiersza wykorzystujemy polecenie kopiowania danych z tabliczki wiersza. W rzeczywistości – w przypadku kopiowania wielu wierszy wykorzystujemy polecenie kopiowania danych do profilu z tabliczki widoku.

RODOprotektor IOD Kopiowanie danych do profili

Budowanie relacji w profilu

System jest wyposażony w mechanizm automatycznego budowania relacji w profilu docelowym, np. jeśli kopiujemy dane z Rejestru Czynności Przetwarzania Danych (RCP), gdy profil docelowy nie zawiera danych w kartotekach, to proces kopiowania oprócz przekopiowania RCP automatycznie uzupełni kartoteki stowarzyszone (wykorzystane w rekordzie RCP) o dane niezbędne dla kompletności Rejestru Czynności Przetwarzania.

Program do RODO – więcej informacji…