Świadectwo pracy – wzór dokumentu zgodny z wymaganiami RODO
Obowiązki pracodawcy względem pracownika zgodnie z regulacjami RODO
Świadectwo pracy – zasady wydawania dokumentu pracownikowi
Pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Wzór świadectwa zawiera określone przepisami informacje, które mają na celu ustalenie przez kolejnego pracodawcę uprawnień dla pracownika. Zgodnie z najnowszymi przepisami dot. danych osobowych wzór świadectwa pracy został również dostosowany do wymagań zgodnych z RODO.
Wydanie świadectwa pracy – w jaki sposób pracodawca musi zrealizować ten obowiązek?
Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Obowiązek wystawienia świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Obowiązkiem pracodawcy jest niezwłoczne wydanie świadectwa pracy zaraz po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Jeśli wydanie nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób. Kara grzywny w związku z niewydaniem świadectwa pracy może wynosić od 1 000 do 30 000 zł. Co ważne – pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: umowy na okres próbny, umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony.
Świadectwo pracy zgodne z przepisami RODO
Od początku 2019 r. pracodawca musi dołączyć do świadectwa pracy, które wydaje pracownikowi również informacje o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, który liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy
lub ponownie nawiązany), - możliwości odbioru dokumentacji pracownika do końca miesiąca kalendarzowego, który następuje po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.
Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązujący wzór świadectwa pracy jest do pobrania tutaj.
Dane osobowe wymagane w procesie rekrutacji oraz w trakcie zatrudnienia
Zgodnie z brzmieniem art. 221 § 1 Kodeksu pracy zgodnym z ustawą z dnia 21 lutego 2019 r., pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika podania następujących danych osobowych.
Dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez daną osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dane, których może żądać pracodawca od pracownika:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny. W sytuacji, gdy podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Zgodnie z powyższym – pracodawcy nie będą mogli pozyskiwać od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników, danych osobowych w postaci imion ich rodziców. A co za tym idzie – pracodawcy nie będą mogli również wpisywać tych danych do świadectwa pracy.
Najnowsze zmiany w przetwarzaniu danych zgodnie z ustawą wdrażającą RODO znajdziecie tutaj.