RODO a pozyskiwanie i przetwarzanie informacji dotyczących przyczyn odejścia pracownika
Dowiedz się, czy pracodawca może pozyskiwać od pracownika informacje na temat powodów odejścia z pracy?
W jakim celu firmy dążą do uzyskania informacji dotyczących przyczyn odejścia pracownika z pracy?
Mając na celu podnoszenie jakości pracy wśród osób zatrudnionych, pracodawcy chcą uzyskać informacje na temat przyczyn odejścia danego pracownika. Na ich podstawie dokonują modyfikacji i ulepszenia tych obszarów, które wymagają poprawy. Jednak czy aby na pewno pracodawca ma prawo do tego, aby pozyskiwać i przetwarzać takie informacje od pracownika?
Postanowienia Kodeksu pracy odnośnie pozyskiwania od pracownika informacji na temat powodów odejścia z pracy
Kodeks pracy wskazuje, jakie informacje i w jakim celu pracodawca może pozyskiwać od pracownika. Jak podaje art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:
– imienia (imion) i nazwiska;
– daty urodzenia;
– wykształcenia;
– kwalifikacji zawodowych;
– przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca ma także prawo żądać dodatkowych informacji obejmujących:
– adres zamieszkania,
– numer PESEL,
– rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
– dane osobowe dzieci i innych członków rodziny.
Istnieją również przypadki, w których zgoda kandydata lub pracownika do pracy umożliwia przetwarzanie odrębnych danych osobowych niż te wymienione w powyższych przepisach Kodeksu Pracy, poza czynami zabronionymi czy wyrokami sądów. Należy mieć jednak na uwadze, że zgoda ta powinna być spójna z przepisami RODO i może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
Przepisy RODO w kontekście pozyskiwania informacji od pracownika o powodach jego odejścia z pracy
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO wskazuje, że pobieranie informacji dotyczących przyczyn odejścia pracownika z firmy wymaga wnikliwej analizy. Problem tkwi w tym, że powody związane z zerwaniem stosunku pracy mogą być naprawdę różne i dotyczyć bezpośrednio sfer życia prywatnego. Przesłanka ta może być zatem jedynie podstawą do przetwarzania danych osobowych zwykłych. Dlatego administrator wykorzystujący dane osobowe powinien stosować się do zasady tzw. minimalizacji i gromadzić tylko te informacje, których uzyskanie jest niezbędne ze względu na cel. Dokonanie oceny spoczywa na administratorze. Warto mieć również na uwadze, że przetwarzanie danych w zakresie zbędnym będzie sprzeczne z przepisami RODO. Dlatego, zanim administrator rozpocznie ten proces, powinien:
– ocenić, czy w danej sytuacji zaistniał uzasadniony interes realizowany przez niego lub osoby trzecie,
– zweryfikować czy przetwarzanie danych jest konieczne dla realizacji celów wynikających z powyższych interesów,
– ocenić, czy została spełniona przesłanka o charakterze negatywnym w postaci wystąpienia interesów lub praw i wolności osób podmiotu danych, mających charakter nadrzędny.
Niestety spełnienie ostatniego warunku nie będzie mogło zostać oparte na przepisie art. 6 ust. 1 lit. Aby można było tego dokonać, należałoby przeprowadzić tzw. test równowagi. W ramach dobrych praktyk dopuszcza się, aby administrator przedstawił osobie, której dane będą przetwarzane informacje uzyskane podczas testu równości. Dodatkowo Europejska Rada Ochrony Danych wskazała, że gdy uzasadnione interesy stanowią podstawę prawną, administrator zobowiązany jest do przeprowadzenia testu równości, mając głównie na względzie dzieci poniżej 18 roku życia i inne grupy znajdujące się w trudnej sytuacji. Oznacza to, że pozyskiwanie informacji dotyczących przyczyn odejścia pracownika jest możliwe przy uwzględnieniu wszystkich wymienionych powyżej zapisów.
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/225/2227