Nagrywanie rozmów telefonicznych w celu ustalenia dowodu zawarcia umowy
Dowiedz się, czy takie działanie jest dozwolone
Stanowisko CNIL dotyczące nagrywania rozmów telefonicznych
Wiele osób w rozmowach z konsumentami zastanawia się, czy proces zwierania umowy za pośrednictwem telefonu komórkowego jest dozwolony. Francuski organ ochrony danych uważa, że nagrywanie rozmów telefonicznych w celu ustalenia dowodu zawarcia umowy jest jak najbardziej dozwolone, ale muszą być spełnione określone przesłanki. Jeżeli nie zaistnieją żadne środki, które umożliwiłyby udowodnienie zawarcia umowy w inny sposób, wówczas możliwe jest nagranie rozmowy telefonicznej. Należy jednak pamiętać, że nie można tego robić bez zgody uczestnika, gdyż jest to naruszeniem zasad współżycia społecznego. CNIL wydał także szereg innych wytycznych, które należy spełnić, aby nagrywanie rozmów telefonicznych było zgodne z prawem.
Zasady dotyczące nagrywania rozmów telefonicznych w celu ustalenia dowodu zawarcia umowy – CNIL
Pierwszą i ogólną zasadą jest fakt, że rejestracja nagrania jest konieczna do udowodnienia zawarcia umowy. Należy jednak pamiętać, aby przestrzegać zasady minimalizacji danych. Nagranie może dotyczyć jedynie momentu, w którym zawierana jest umowa w danej sprawie. Co istotne odpowiednia część może zatem zostać zachowana tylko w przypadku braku innych dowodów lub wykluczenia możliwości zawarcia umowy w inny sposób. Ponadto konsument wyrażając zgodę na jej zawarcie przez telefon zgadza się również na przetwarzanie danych osobowych na podstawie podstawy prawnej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Zasady dotyczące ochrony praw osób zawierających umowy przez telefon – CNIL
1. Poinformuj zainteresowane osoby – każda osoba, która zawiera umową przez telefon, powinna zostać poinformowana w prosty, zrozumiały i łatwy sposób o fakcie, że jej dane są przetwarzane. Zgodnie z RODO konsultant powinien poinformować o:
– zaistnieniu przetwarzania,
– tożsamości administratora danych (nazwa firmy i dane kontaktowe specjalisty),
– realizowanym celu (zachowanie dowodu istnienia zawartej umowy),
– podstawie prawej przetwarzania (np. obowiązku wynikającym z tekstu prawnego),
– odbiorcach, których dane zostały zebrane w ten sposób,
– okresie przechowywania tych danych,
– zdolności do wyrażenia sprzeciwu wobec rejestracji, pod pewnymi warunkami,
– procedurze wykonywania przysługującego im prawa dostępu i sprostowania,
– możliwości złożenia reklamacji w CNIL.
2. Ogranicz dostęp do rozmów tylko do upoważnionych osób – nagranie powinno być wykorzystywane do celów dowodowych i być dostępne wyłącznie dla osób kompetentnych, aby chronić prywatności osoby nagranej.
3. Zabezpiecz dane osobowe – zapobiegając nieupoważnionym dostępom do nagrań należy zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa. W tym celu należy ustanowić uprawnienia regulujące dostęp do nagrań wraz ze wskazaniem czasu ich przetwarzania.
4. Ogranicz okres przechowywania nagrań – czas przechowywania nagrań powinien być ograniczony i zawarty w konkretnym dokumencie. Należy w tym celu wprowadzić politykę archiwizacji i usuwania danych.
5. Wyznacz inspektora ochrony danych i prowadź rejestr przetwarzania – dążąc do zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych administrator powinien wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD). Zagwarantuje on prawidłową i zgodną z prawem realizację procesu nagrywania rozmów telefonicznych.