Mediacja w postępowaniu administracyjnym
Dowiedz się, kto jest administratorem danych przetwarzanych w związku z mediacją w postępowaniu administracyjnym
Mediacja odgrywa istotną rolę zwłaszcza wtedy, gdy istnieje wiele stron postępowania, lub organ zamierza wydać decyzję na niekorzyść strony.
W przypadku podmiotów realizujących zadania określone przepisami prawa, rozstrzygając, który z nich w danej sytuacji jest administratorem należy dokonać analizy przepisów prawa określających te zadania. Spotkamy się z tym, także przy mediacji w postępowaniu administracyjnym.
Przeprowadzanie mediacji w postępowaniu administracyjnym
Kwestie związane z przeprowadzaniem mediacji w postępowaniu administracyjnym uregulowano w art. 96a-96n ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.). Stanowią one, że mediacja może być przeprowadzona w toku postępowania administracyjnego, jeżeli pozwala na to charakter sprawy (art. 96a § 1 k.p.a.). Określają też zakres zadań (kompetencji) zarówno organu administracji publicznej, jak i mediatora.
W przypadku podmiotów realizujących zadania określone przepisami prawa, rozstrzygając, który z nich w danej sytuacji jest administratorem w odniesieniu do konkretnych danych osobowych, zazwyczaj należy dokonać analizy przepisów prawa określających te zadania. Tak jest również w przypadku mediacji w postępowaniu administracyjnym.
Kwestie związane z przeprowadzaniem mediacji w postępowaniu administracyjnym uregulowano w art. 96a-96n ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.). Stanowią one, że mediacja może być przeprowadzona w toku postępowania administracyjnego, jeżeli pozwala na to charakter sprawy (art. 96a § 1 k.p.a.). Określają też zakres zadań (kompetencji) zarówno organu administracji publicznej, jak i mediatora.
Kiedy mediator staje się administratorem?
Z art. 96h k.p.a. wynika, że organ administracji publicznej przekazuje niezwłocznie mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji, po uzyskaniu zgody uczestników mediacji na jej przeprowadzenie. W przepisie zabrakło wskazania, że wraz z danymi kontaktowymi organ przekazuje mediatorowi odpis postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji. Taka praktyka – jak wskazuje się w literaturze przedmiotu ─ jest jednak zasadna. Nie ulega zatem wątpliwości, że mediator staje się administratorem danych osobowych udostępnionych wraz z postanowieniem o skierowaniu sprawy do mediacji, w związku z przypisanym mu w ustawie zadaniem polegającym na przeprowadzeniu mediacji mającej na celu wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa.
Pozyskiwanie przez mediatora danych osobowych może następować także w toku przeprowadzanego przez niego „spotkania” mediacyjnego (art. 96n § 2 k.p.a.) i innych czynności związanych z mediacją (np. zgodnie z art. 96i k.p.a., mediator zapoznaje się z aktami sprawy wraz ze sporządzaniem z nich notatek, kopii lub odpisów, chyba że uczestnik mediacji nie wyraził zgody na zapoznanie się z aktami). Jego zadaniem jest również wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych (art. 96k k.p.a.). Mediator jest nie tylko osobą, której działanie ma doprowadzić do merytorycznego zakończenia sporu, ale także wykonuje związane z mediacją obowiązki o charakterze administracyjnym lub technicznym. Między innymi mediator przeprowadza mediację w ustalonym przez niego terminie i miejscu (art. 96k k.p.a.).
W przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczących mediacji pozostawiono mediatorom swobodę co do sposobu organizacji przebiegu mediacji. Nie przesądza się bowiem ani o formie mediacji (czy ma ona przyjmować formę spotkania lub spotkań mediatora z uczestnikami mediacji albo innych sposobów dokonywania ustaleń, np. w drodze komunikacji elektronicznej, wideokonferencji itp.), ani o jej technikach. Wskazanie czasu i miejsca mediacji powinno jednak znaleźć się w protokole z przebiegu mediacji, o którym mowa w art. 96m k.p.a. Na tym tle dopuszczalne jest prowadzenie mediacji zarówno w trybie gabinetowym, w drodze indywidualnych negocjacji ze stroną i przedstawicielem organu lub z tymi podmiotami łącznie, jak i zorganizowanie posiedzenia w sposób zbliżony do rozprawy administracyjnej. Mediator sporządza także protokół z przebiegu mediacji o treści określonej w art. 96m § 2 k.p.a. i niezwłocznie przedkłada go organowi administracji publicznej w celu włączenia go do akt sprawy, a odpisy doręcza uczestnikom mediacji. Mediator jako administrator zobowiązany jest również do spełnienia w stosunku do stron postępowania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13─15 RODO. Przetwarzanie danych osobowych w toku postępowania mediacyjnego zobowiązuje również mediatora do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych wskazanych w art. 5 RODO, takich jak: zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość, ograniczenie celu przetwarzania, minimalizacja danych, prawidłowość, ograniczenie przechowywania oraz integralność i poufność.
Organ administracji publicznej jako odrębny administrator
Administratorem danych osobowych stron postępowania mediacyjnego jest również organ administracji publicznej. Należy podkreślić, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 13 kpa § 2 k.p.a., organ administracji publicznej podejmuje wszystkie uzasadnione na danym etapie postępowania czynności umożliwiające przeprowadzenie mediacji lub zawarcie ugody, a zwłaszcza udziela wyjaśnień o możliwościach i korzyściach polubownego załatwienia sprawy. Mediacja może być podjęta zarówno z urzędu przez organ administracji publicznej, jak i na wniosek strony postępowania.
W pierwszym przypadku będzie wyrazem pozytywnej oceny przez organ przesłanki materialnej (charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji) i formalnej (sprawa w toku) mediacji. Ponadto powinna ona być następstwem oszacowania przez organ, że mediacja ma szanse zakończenia się akceptowanymi przez jej uczestników ustaleniami, a w wyniku mediacji możliwe jest realizowanie w szerszym zakresie standardów postępowania wynikających z zasad ogólnych (m.in. zasady prawdy obiektywnej, zasady przekonywania, zasady czynnego udziału w postępowaniu) niż w tradycyjnym modelu postępowania. A zatem w przypadku wydania postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji organ administracji będzie administratorem danych osobowych stron postępowania mediacyjnego. Jemu również przekazywany jest protokół z przebiegu mediacji sporządzony przez mediatora, wraz z ustaleniami mediacyjnymi, celem załączenia go do akt postępowania administracyjnego (art. 96m k.p.a.). Załatwienie sprawy przez organ administracji polega przede wszystkim na wydaniu decyzji administracyjnej, która powinna uwzględniać w swym rozstrzygnięciu w całości ustalenia mediacyjne.
Jeżeli jednak część z ustaleń mediacyjnych nie mieści się w granicach obowiązującego prawa, organ powinien rozstrzygnąć sprawę z uwzględnieniem jedynie tych ustaleń, które nie naruszają prawa. Zobowiązany jest on bowiem w każdym przypadku respektować zasadę legalności. W sytuacji gdy ustalenia mediacyjne odpowiadają prawu, organ zobligowany jest do rozstrzygnięcia sprawy w sposób z godny w całości z tymi ustaleniami. Organ administracji jako odrębny administrator zatwierdza też ugodę zawartą przed mediatorem (o ile oczywiście zakres sprawy objętej danym postępowaniem dopuszcza taki sposób załatwienia sprawy).
A zatem odrębni administratorzy?
W postępowaniu mediacyjnym zarówno organ administracji publicznej, jak i mediator to odrębni administratorzy przetwarzanych przez siebie danych. Każdy we własnym zakresie realizuje konkretne zadania wynikające z powołanych wyżej przepisów prawa. Żeby możliwe było przeprowadzenie mediacji, której celem jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, niezbędne jest przetwarzanie określonych danych osobowych przez mediatora. W tym przypadku mamy jednak do czynienia z udostępnieniem danych osobowych niebędącym powierzeniem – podmiot, który otrzymuje dane osobowe, przetwarza je w celach, które samodzielnie kształtuje – nie w celach własnych udostępniającego, gdyż jak wynika to z art. 96k k.p.a., mediator – prowadząc mediację – dąży do polubownego rozwiązania sporu, a także wspiera uczestników mediacji w formułowaniu propozycji ugodowych. To do niego właśnie należy przyjęcie rozwiązania zmierzającego do porozumienia między stronami (uczestnikami mediacji).
Wobec powyższego w tej sytuacji nie zachodzi konieczność zawarcia między tymi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych. Mamy tu bowiem do czynienia z udostępnieniem danych na podstawie przepisów prawa. Przypadek współadministrowania inaczej przedstawia się relacja pomiędzy mediatorem a organem administracji prowadzącym postępowanie w sytuacji, gdy jest on uczestnikiem mediacji, a uzgodnienia mediacyjne przyjmą formę posiedzenia mediacyjnego w siedzibie tego organu administracji. Zapewnienie obsługi technicznej posiedzenia mediacyjnego należeć będzie do organu administracji prowadzącego postępowanie. W takich uwarunkowaniach dochodzi do sytuacji, kiedy organ administracji oraz mediator wspólnie będą ustalać cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, w ramach ustawowo przypisanych im zadań. Pomiędzy tymi administratorami będzie zachodziła relacja współadministracji uregulowana w art. 26 RODO. Zatem mediator oraz organ administracji prowadzący postępowanie jako współadministratorzy powinni w drodze wspólnych uzgodnień w przejrzysty sposób określić odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności w odniesieniu do wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw, oraz ich obowiązków odnoszących się do podawania informacji, o których mowa w art. 13 i 14, chyba że przypadające im obowiązki i ich zakres określa prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu administratorzy ci podlegają.
W uzgodnieniach można wskazać punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą. W myśl natomiast art. 26 ust. 2 RODO, uzgodnienia, o których mowa w ust. 1, muszą należycie odzwierciedlać odpowiednie zakresy obowiązków współadministratorów oraz relacje pomiędzy nimi a podmiotami, których dane dotyczą. Zasadnicza treść uzgodnień jest udostępniana podmiotom, których dane dotyczą. Takie wspólne uzgodnienia muszą uwzględniać faktyczne obowiązki mediatora i organu administracji prowadzącego postępowanie, związane z przetwarzaniem danych osobowych uczestników mediacji. Zarówno mediator, jak i organ administracji prowadzący postępowanie mają swoje autonomiczne uprawnienia, z którymi związane jest przetwarzanie danych osobowych uczestników mediacji w innych celach. Przykładowo, jedynie do mediatora jako podmiotu aktywnego w procesie mediacji należy podejmowanie czynności polegających na wspieraniu uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych. Organ administracji prowadzący postępowanie, w ramach współadministrowania, może być uprawniony np. do zapewnienia ochrony pomieszczeń.
Należy wskazać, że odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie realizacji takich autonomicznych uprawnień kształtują przepisy prawa. Mediator i organ administracji prowadzący postępowanie, w ramach wspólnych uzgodnień, powinni więc określić inne zagadnienia, nieuregulowane wprost w przepisach prawa, w tym m.in. kwestię odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych czy też realizacji określonych obowiązków informacyjnych. Dokonanie wspólnych ustaleń pomiędzy współadministratorami, o których mowa w art. 26 RODO, umożliwia doprecyzowanie sposobu obsługi technicznej mediatorów przez organ administracji prowadzący postępowanie przy zachowaniu autonomicznych kompetencji mediatora w zakresie jego odrębnych zadań jako administratora.