Jak długo należy przechowywać dokumenty rekrutacyjne po zakończonym naborze?

Okres gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych po zakończeniu naboru w stosunku do osób, które nie zostały zatrudnione – sprawdź objaśnienia przepisów RODO

Warto pamiętać, że 23 stycznia 2019 r. Ministerstwo Cyfryzacji, powołując się na Konstytucję Biznesu, wydało objaśnienia przepisów RODO. Oznacza to, że wyjaśnienia jednoznacznie wskazują podstawy prawne związane z terminem zaprzestania przetwarzania danych osób, które nie zostały zatrudnione podczas procesu rekrutacji. Sprawdźcie, o czym warto pamiętać po zakończonym procesie rekrutacji nowych pracowników.

Okres gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych:

Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji	Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne w celu udziału w konkretnej rekrutacji
Jeżeli pracodawca nie postanowi takich danych przetwarzać, powinien takie dane usunąć lub odesłać. Jeżeli pracodawca uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania i dokonuje obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. W tym wypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, której dane dotyczą. Pracodawca powinien w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją, jak również zadbać o udokumentowanie faktu posiadania zgody na wspomniane wykorzystanie dla celów przyszłych rekrutacji.	Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją – podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Pracodawca powołując się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO powinien uprzednio przeprowadzić test. Niniejszy test powinien wykazać, czy osobę, której dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym celu, łączy z administratorem jakaś więź oraz czy osoba taka mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane w uzasadnionym interesie.

Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji

Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne w celu udziału w konkretnej rekrutacji

Jeżeli pracodawca nie postanowi takich danych przetwarzać, powinien takie dane usunąć lub odesłać.
Jeżeli pracodawca uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania i dokonuje obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. W tym wypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, której dane dotyczą.
Pracodawca powinien w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją, jak również zadbać o udokumentowanie faktu posiadania zgody na wspomniane wykorzystanie dla celów przyszłych rekrutacji.

Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją – podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Pracodawca powołując się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO powinien uprzednio przeprowadzić test. Niniejszy test powinien wykazać, czy osobę, której dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym celu, łączy z administratorem jakaś więź oraz czy osoba taka mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane w uzasadnionym interesie.

Okres gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych po zakończonym naborze

Jeśli masz pytania dotyczące bieżących zmian w zarządzaniu danymi osobowymi, a także wymagań formalno-prawnych związanych z RODO – wyślij nam wiadomość!

Wyślij wiadomość