Akta osobowe – sprawdź najważniejsze zmiany obowiązujące od stycznia 2019 r.

Pracodawco, sprawdź zmiany w zarządzaniu danymi pracowników

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. zaktualizowało podejście do dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jakie zmiany zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Nowe rozporządzenie zastąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy, a także prowadzenie i okres przechowywania akt osobowych pracownika.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zastąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia i okresu przechowywania akt osobowych pracownika. Najważniejsze – zmiana znosi obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników jedynie w formie papierowej. Od 2019 r. akta osobowe mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i w postaci elektronicznej. Zgodnie z wchodzącym w życie 1 stycznia 2019 art. 94 (8) § 1 Kodeksu Pracy, pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi oraz przechowuje dokumentację pracowniczą. Co ważne – każda zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną musi nastąpić poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy.

Akta osobowe zgodne ze zmianami ze stycznia 2019 r.

Wraz z początkiem nowego roku następuje również skrócenie okresu przechowywania pracowniczych akt osobowych. Zgodnie z art. 94 pkt 9b, pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu bądź wygasł. Akta osobowe pracowników muszą być przechowywane w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Zmianie ulega również sam proces gromadzenia i przerzucania dokumentacji pracowniczej. Nowy rok przyniósł zmianę, poprzez którą pracodawcy będą mieć 6 miesięcy na dostosowanie dokumentacji do nowych zasad jej prowadzenia.

Główne zmiany w aktach osobowych:

Akta osobowe

Czego dotyczy?

Jakie zmiany wprowadzono od 1 stycznia 2019 r.

Część A etap ubiegania się o zatrudnienie
  • dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • skierowania na badania lekarskie
  • orzeczenia lekarskie po wstępnych, okresowych i kontrolnych badaniach lekarskich dotyczące poprzednich lub trwających okresów zatrudniania
Część B etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
  • umowa o pracę
  • zakres obowiązków
  • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, informacją o ryzyku zawodowym, przepisami BHP oraz zasadami stosowania monitoringu przez pracodawcę (np. monitoringu wizyjnego i monitoringu poczty elektronicznej)
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
  • wypowiedzenie warunków pracy lub płacy albo porozumienie w tym zakresie
  • dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika (certyfikaty, dyplomy, zaświadczenia o odbytych kursach)
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród
  • dokumenty dot. urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  • skierowania na badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne, a także orzeczenia lekarskie wystawione po takich badaniach
  • umowa o zakazie konkurencji
  • upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Część C etap ustania stosunku pracy
  • oświadczenie związane z rozwiązaniem umowy o pracę: wypowiedzenie albo porozumienie
  • wniosek o wydanie, sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy
  • kopia wydanego świadectwa pracy
  • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
  • potwierdzenie dokonania zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
  • skierowanie na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających
Część D wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
  • dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, dla przykładu:
    • kara nagany
    • kara upomnienia
    • kara pieniężna
    • sprzeciw pracownika
    • notatka z wysłuchania pracownika

Jeśli masz pytania dotyczące zarządzania danymi osobowymi, a także wymagań formalno-prawnych związanych z RODO – wyślij nam wiadomość!