Program RODOprotektor umożliwia obsługę niezależnych podmiotów gospodarczych za pomocą jednego środowiska aplikacyjnego (aplikacji RODOprotektor) oraz dowolnej ilości odseparowanych kompletów danych (tzw. profili).

Tworzenie profilu

Aby utworzyć nowy profil należy w menu „Ustawienia” -> „Profile” zdefiniować nowy profil.

Tworzenie administratorów w profilach

W celu uzyskania możliwości zarządzania danym profilem, a także wykonywania operacji w ramach profilu, należy najpierw utworzyć użytkowników w profilu. Tworzenie administratorów w profilu odbywa się poprzez kopiowanie administratorów z dowolnego profilu jako profilu źródłowego lub poprzez ręczne utworzenie administratora.

Nadawanie uprawnień

W celu nadania uprawnień do profilu dla wybranych administratorów należy w opcji „Ustawienia” -> „Użytkownicy” nadać odpowiedni zakres (w szczególności – przeglądanie, modyfikacja) dla wybranych administratorów. Oczywiście, tylko administratorzy z odpowiednimi uprawnieniami będą mieli dostęp do danych.

Zmiana bieżącego profilu

W celu zmiany aktywnego profilu należy w menu „Profil” wybrać odpowiedni profil. Ponadto aplikacja natychmiast zmieni profil na nowy, bez konieczności przelogowywania się administratora. Podsumowując, lista profili zawiera wszystkie profile, do których prawa dostępu ostatecznie posiada jedynie aktualnie zalogowany administrator.

Tworzenie danych w profilu na podstawie innego profilu

W celu utworzenia danych w profilu w wyniku skopiowania danych z innego, dowolnego profilu należy wybrać profil źródłowy, dane źródłowe oraz profil docelowy. Co więcej – dane mogą być kopiowane kilkakrotnie (nie trzeba weryfikować, czy były już kopiowane wcześniej), w wyniku czego system „pilnuje”, aby nie było duplikatów danych. Postęp kopiowania jest pokazany przez system w prawym, górnym rogu.

Kopiowanie wybranych danych

Dane można kopiować w dowolnym momencie pracy z systemem, tak więc można dokonać skopiowania wybranych pozycji Rejestru Czynności Przetwarzania Danych (RCP) z jednego profilu do dowolnego. Wybór danych do skopiowania z rejestru odbywa się poprzez zaznaczenie wiersza (gdy kopiujemy jeden wiersz) lub zaznaczenie wielu wierszy (gdy kopiujemy wiele wierszy). W przypadku kopiowania jednego wiersza wykorzystujemy polecenie kopiowania danych z tabliczki wiersza. W rzeczywistości – w przypadku kopiowania wielu wierszy wykorzystujemy polecenie kopiowania danych do profilu z tabliczki widoku.

Budowanie relacji w profilu

System jest wyposażony w mechanizm automatycznego budowania relacji w profilu docelowym, np. jeśli kopiujemy dane z Rejestru Czynności Przetwarzania Danych (RCP), gdy profil docelowy nie zawiera danych w kartotekach, to proces kopiowania oprócz przekopiowania RCP automatycznie uzupełni kartoteki stowarzyszone (wykorzystane w rekordzie RCP) o dane niezbędne dla kompletności Rejestru Czynności Przetwarzania.