Kopiowanie dowodu osobistego a przepisy prawne
Dowiedz się, czy można kserować dowód zgodnie z RODO?
Czy kopiowanie dowodu osobistego jest zgodne z przepisami?
Ustawa, która weszła w życie 12 lipca br. zakazuje wykonywania i handlu replikami dokumentów, np. dowodu osobistego lub prawa jazdy. Nowelizacja ustawy ma na celu podjęcie odpowiednich starań, by procedury kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby będą utrudnione. Podmiot, który – na bazie nieuzasadnionych powodów – skopiuje dowód osobisty może odpowiadać za przetwarzanie zbyt szerokiego zakresu danych osobowych. A co za tym idzie – podlegać odpowiednim karom.
Kategorie dokumentów publicznych
Ustawa o dokumentach publicznych klasyfikuje katalog dokumentów, wśród których oprócz dowodu osobistego, paszportu, legitymacji osoby niepełnosprawnej czy też dowodu rejestracyjnego pojazdu, znalazły się również dodatkowe poświadczenia. W szczególności mowa m.in. o: książeczce żeglarskiej, wypisach i odpisach dokumentów obejmujących czynności notarialne, a także dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, np. akty urodzenia. A dodatkowo w katalogu znajdziemy również legitymacje służbowe funkcjonariuszy służb (np. policjantów, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa), żołnierzy oraz dokumenty uprawniające np. lekarzy do wykonywania zawodu.
Sporządzanie kopii dokumentów a zapisy dot. ochrony danych
Dokonując kopię dokumentów potwierdzających tożsamość należy wziąć pod uwagę przepisy prawa, na bazie których działa podmiot. Zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO należy pamiętać, m.in. o minimalizacji danych. Kopiowanie dokumentów tożsamości może prowadzić do pozyskania danych, które będą wykraczać poza określony przepisami zakres, na bazie którego działa podmiot. W takiej sytuacji – UODO może sprawdzić, czy przedsiębiorca, który wykonał kopię dokumentu tożsamości, był uprawniony do przetwarzania określonego zakresu danych i nie naruszył zasady minimalizacji. A co to znaczy w praktyce? Urząd Ochrony Danych Osobowych może zweryfikować, czy przetwarzanie danych dotyczy celów, w których pozyskano dane.
W sytuacji, w których działanie nie wymaga pozyskania wszystkich danych, które znajdują się w dowodzie osobistym, a jedynie o. Uzupełnienie, np. formularza zgłoszenia szkody, wymaga podania określonych danych – imię, nazwisko, adres zamieszkania, które można spisać z udostępnionego dokumentu. Co ważne – po ustaniu celu uzasadniającego przetwarzanie danych – administrator powinien je usunąć (np. może zwrócić uzupełniony danymi formularz).
Wysokie kary za wykonanie repliki dokumentów
Każdy, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 58). Zgodnie z zapisami ustawy o dokumentach publicznych – repliką będzie odwzorowanie lub kopia (np. dowodu osobistego) o wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego. Odpowiedzialność karna nie dotyczy sytuacji, gdy wykonanie kserokopii i wydruków komputerowych jest podyktowane celami urzędowymi, służbowymi lub zawodowymi. Dotyczy to działań określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Jeśli w przeszłości wyraziliśmy zgodę na skopiowanie dowodu, zawsze mamy prawo (zgodnie z uprawnieniami określonymi w art. 17 RODO) zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie danych. Wymaga to jednak powołania na fakt, że dane zebrano z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Gdy żądania nie spełniono, przysługuje nam prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. W zażaleniu należy wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych).